会计人员在完成某项会计活动时,往往需要的不是一种能力,而是多种能力的组合。各种能力的总和构成会计人员的业务胜任能力,它是衡量会计人员在会计活动中的认识能力和操作能力所达到的水平。
会计人员的业务胜任能力主要由观察能力、记忆能力、思维能力、想像能力和操作能力这五种基本能力构成这些能力之间相互联系、相互制约,各自都在业务胜任的能力结构中发挥着一定的作用。单纯追求某一能力的发展,而忽视其他能力的发展,会造成业务胜任能力的失衡,形成业务胜任能力的畸形。
观察能力是会计人员收集会计信息、获得对会计对象感性认识的基本心理素质,观察能力是保证顺利完成会计工作、取得会计业绩的重要心理因素。敏锐的观察力使会计人员能够利用表面上微不足道的线索取得显著的会计成果。
记忆是会计专业知识的仓库,它为思维提供原材料。会计人员在思考问题时所应用的材料大都来自记忆,一个优秀的会计人员要求有较好的记忆检索的功能,能迅速找到自己所需要的思想材料,为确定会计工作的不确定因素及时提供材料。知识老化的周期缩短,更要求会计人员具有良好的记忆能力。
思维能力在整个会计工作过程中起着指导和调节的作用,对会计工作质量控制有着重要的影响。较强的思维能力要求会计人员具有丰富的知识和经验,空洞的头脑是不可能进行思维的。一个人在某方面的知识越丰富,技能技巧越熟练,思路就越灵活,判断就越准确。
此外,丰富的知识和经验可以使人产生广泛的联想,使思维灵活而敏捷,有丰富经验的会计人员对会计事实的判断力强,得出的会计结论更符合事实。想像能力同样重要,因为知识毕竟是过去的已有的东西,它是有限的,而想像力不受时间空间的限制,是无限的。它概括着世界上的一切,是知识进化的源泉。
观察能力、记忆能力、思维能力、想像能力是业务胜任能力中的认识能力,只有认识能力而缺乏操作能力,是难以取得会计业绩的。会计业务要求会计人员必须是手脑并用的人才。
素质: 业务能力和道德素养是会计人员不可缺少基本素质业务能力:各种能力的有机组合构成会计人员的业务胜任能力。一般地说,会计人员的业务胜任能力主要由洞察力、记忆能力、逻辑能力、想象能力和动手能力这五种能力构成。这些能力之间互相联系、相互制约,各自都在业务胜任能力结构中发挥着一定的作用。单纯追求某一种能力的发展,而忽视其他能力的发展,会造成业务胜任能力的失衡,不利于业务的有效开展。
道德素养:职业道德的水准与专业素质同样重要。许多偷税漏税、挪用公款等经济违法活动,几乎都与财会人员做假账分不开。会计的职业道德问题也成为培养财务人才的立足点。会计人才区别于一般会计人才的地方不仅仅是会记账、算账、报账,更要参与决策和管理,掌握宏观经济、企业管理、法律、行政等学科的知识和会应用有关的分析框架,同时必须具备良好的自律能力、职业道德和心理素质。
同时,会计人员还要有综合分析的能力,如:可以根据财务部门的原始资料,来分析企业存在的问题和薄弱环节,并提出相应的解决方案。还要具有财务管理的能力,主要包括投资、资金分配、资金运营的能力等。这样的实用型人才是当前会计界乃至全社会最急需的。那些有助于帮助企业改善现金流和熟知新报告要求的资深会计师的需求将有扩大的趋势。在总体薪酬水平保持稳定的情况下,那些拥有复合技能的将有可能得到一定的额外加薪,雇主的招聘是带有选择性的,那些具有领导能力并能立即对关键性企业运营作出贡献的专业人士是他们招聘的主要关注对象。
(2)就具体业务素质要求来说:出纳人员要有较高的政策水平,要随时学习、了解、掌握财经法规和制度,不断提高政策水平;作为专职出纳人员,不但要掌握处理一般会计事项的财会专业基本知识,还要具备较高的处理出纳事项的出纳专业知识水平和较强的数字运算能力,不断提高业务技能;出纳人员要有严谨细致的工作作风;要增强自身的保护意识,把保护自身分管的公共财产物资的安全作为自己的首要任务来完成。
(3)作为一名财务人员,出纳人员同时应具备良好的职业道德修养,要按照财政部《会计基础工作规范》的规定,在相应的工作中做到敬业爱岗、熟悉法规、依法办事、客观公正、做好服务、保守秘密。
作为一个合格的出纳,必须具备以下的基本要求:一.学习、了解和掌握政策法规和公司制度,不断提高自己的水平。二.出纳工作需要很强的操作技巧,如电脑等。三.做好出纳工作要有严谨细致的工作作风和职业道德。四.出纳人员要有较强的安全意识,现金、票据等,维护公司的利益不受到损失。五.出纳人员必须具备良好的职业道德修养,精业、敬业。
1)政策水平。不以规矩,不成方圆。出纳工作涉及的“规矩”很多,如《会计法》及各种会计制度,现金管理制度及银行结算制度,《会计基础工作规范》,成本管理条例及费用报销额度,税收管理制度及发票管理办法,还有本单位自己的财务管理规定等等。这些法规、制度如果不熟悉、不掌握,是绝对做不好出纳工作的。所以,要做好出纳工作的第一件大事就是学习、了解、掌握财经法规和制度,提高自己的政策水平。出纳人员只有刻苦掌握政策法规和制度,明白了自己哪些该干,哪些不该干,哪些该抵制,工作起来就会得心应手,就不会犯错误。
(2)业务技能。“台上一分钟,台下十年功。”这对出纳工作来说是十分适用的。出纳工作需要很强的操作技巧。打算盘、用电脑、填票据、点钞票等,都需要深厚的基本功。作为专职出纳人员,不但要具备处理一般会计事务的财会专业基本知识,还要具备较高的处理出纳事务的出纳专业知识水平和较强的数字运算能力。出纳的数字运算往往在结算过程中进行,要按计算结果当场开出票据或收付现金,速度要快,又不能出错。这和事后的账目计算有着很大的区别。账目计算错了可以按规定方法更改,但钱算错了就不一定说得清楚,不一定能“改”得过来了。所以说出纳人员要有很强的数字运算能力,不管你用计算机、算盘、计算器,还是别的什么运算器,都必须具备较快的速度和非常高的准确性。在快和准的关系上,作为出纳员,要把准确放在第一位,要准中求快。
提高出纳业务技术水平关键在手上,打算盘、用电脑、开票据、都离不开手。而要提高手的功夫,关键又在勤,勤能生巧,巧自勤来。有了勤,就一定能达到出纳技术操作上的理想境界。另外,还要苦练汉字、阿拉伯数字,提高写作概括能力,使人见其字如见其人,一张书写工整、填写齐全、摘要精炼的票据能表现一个出纳员的工作能力。
(3)工作作风。要做好出纳工作首先要热爱出纳工作,要有严谨细致的工作作风和职业习惯。作风的培养在成就事业方面至关重要。出纳每天和金钱打交道,稍有不慎就会造成意想不到的损失,出纳员必须养成与出纳职业相符合的工作作风,概括起来就是:精力集中,有条不紊,严谨细致,沉着冷静。精力集中就是工作起来就要全身心地投入,不为外界所干扰;有条不紊就是计算器具摆放整齐,钱款票据存放有序,办公环境洁而不乱;严谨细致就是认真仔细,做到收支计算准确无误,手续完备,不发生工作差错;沉着冷静就是在复杂的环境中随机应变,化险为夷。
(4)安全意识。现金、有价证券、票据、各种印鉴,既要有内部的保管分工,各负其责,井相互牵制;也要有对外的保安措施,从办公用房的建造,门、屉、柜的锁具配置,到保险柜密码的管理,都要符合保安的要求。出纳人员既要密切配合保安部门的工作,更要增强自身的保安意识,学习保安知识,把保护自身分管的公共财产物资的安全完整作为自己的首要任务来完成。
(5)道德修养。出纳人员必须具备良好的职业道德修养,要热爱本职工作,敬业、精业;要科学理财,充分发挥资金的使用效益;要遵纪守法,严格监督,并且以身作则;要洁身自好,不贪、不占公家便宜;要实事求是,真实客观地反映经济活动的本来面目;要注意保守机密;要竭力为本单位的中心工作、为单位的总体利益、为全体员工服务,牢固树立为人民服务的思想。
3.要有熟练的专业技能出纳员每天涉及大量的费用报销、票据签发和现金收付等事项,这就需要出纳员具有较强的业务处理能力、较快的计算速度和较高的准确性。所以,出纳员除了具备良好的职业道德和较强的政策水平外,还必须要有熟练的专业技能,如汉字及阿拉伯数字的正确书写;算盘、计算器、电脑、点钞票的熟练操作;熟练签发票据、办理结算、报销费用等业务处理流程与要求。要想当一名称职的企业管家婆——出纳,除了要具备上述良好的职业道德、较强的政策水平、熟练的专业技能外,还要提高自身的综合素质。一是要有良好的工作态度与心态,诚实守信,关注细节,注重细节,做好细节工作;二是在工作岗位上要为企业多思考,培养自己严谨的逻辑思维及敏锐、宽广的财务视野,将自己认为可以为企业创造更多价值的方式、想法与企业分享,真正做好企业的“管家婆”,提高自身管理能力;三是要有良好的人际交往能力及较强的办事能力,能很好地与单位其他部门、人员,与银行、税务等部门打交道。
出纳工作内容及具体流程简单地说,出纳员工作的具体对象就是货币资金。所以,处理货币资金的收付业务就是出纳员最主要、最核心的工作。了解具体的工作流程,是提高工作效率,保证工作质量的必要前提。
(一) 出纳收付程序与规范
1. 资金收入的一般程序
(1) 清楚收入的来源和金额。出纳员在收到一笔资金之前,应当清楚地知道具体要收的金额是多少,向谁收钱,收什么性质的钱,再按不同的情况进行分析处理。其基本业务如下:①确定收款金额。如为现金收入,应考虑库存限额的要求及有关现金使用范围的规定(见本部分第二章第一节内容)。②明确付款人。出纳员应当明确付款人的全称和有关情况,对于收到背书支票或其他代为付款的情况,应由经办人加以注明。③收到是销售或劳务性质的收入,出纳员应当根据有关的销售(或劳务)合同确定收款额是否按协议执行,并对预收账款、当期实现的收入和收回以前欠款分别进行处理,保证账实一致。④收回代垫、代付及其他应收、其他应付款。出纳员应当根据账务记录确定其收款额是否相符,具体包括单位为职工代付的水电费、房租、保险金、个人所得税,职工的个人借款和差旅费借款,单位交纳的押金等。
(2) 清点收入。出纳员在清楚收入的金额和来源后,进行清点核对。清点时,应沉着冷静,不能只求“快”不求“准”。①现金清点。现金收入应与经办人当面清点,如有短缺等特殊问题,应由经办人负责。出纳员若未发现问题,损失由出纳员负责。②银行核实。银行结算收入应由出纳员与银行核对,如为电话询问或电话银行查询,只能作为参考。在取得银行有关的收款凭证后,方可正式确认收入,进行账务处理。③清点核对无误后,按规定开具发票或内部使用的收据。如收入金额较大的,应及时上报有关领导,便于资金的安排调度,手续完毕后,在有关收款依据上加盖“收讫”或“现金收讫”或“银行收讫”章。④如果清点核对并开出单据后,才发现现金短缺或******,应由出纳员负责。
(3) 收入退回。如因特殊原因导致收入退回的,如支票印鉴不清或收款单位账号错误等,应由出纳员及时联系有关经办人或对方单位,重新办理收款。(4)把每日收到的现金送存银行,不得坐支现金。
2. 资金支出的一般程序
(1) 明确资金支出的金额和用途。①出纳员每支付一笔资金时,一定要清楚知道所需支付的具体金额,然后进行合理安排。一般不办理数额大的现金支付业务,严格遵守国家关于现金使用范围的规定。多付或少付金额,差错由出纳员负责。②明确收款人。出纳员必须严格按合同、发票或有关依据上记载的收款人进行付款,对于代为收款的,应当出具收款人的证明材料并与原收款人核实后,方可办理付款手续。③明确付款用途。对于不合法、不合理的付款应当坚决给予抵制,并向有关领导汇报,行使出纳员的工作权力,用途不明的,出纳员可以拒付。若支付无批准的借款或其他付款业务而引出的问题,由出纳员自负。
(2) 付款审批。①由经办人填制付款单证,注明付款金额和用途,并对付款事项的真实性和准确性负责。②有关证明人的签章。经办人的付款用途中,涉及实物的,应当由仓库保管员或实物负责人签收;涉及差旅费、招待费等,应当有证明人或知情人加以证明。③有关领导的签字。收款人持证明手续完备的付款单据,报有关领导审阅并签字,同意支付。④到财务部办理付款。收款人持有关领导已签字的内容完整的付款单据,报经会计审核后,由出纳办理付款(注意:有的单位是收款人持证明手续完备的付款单据到财务部交会计审核,待会计审核原始票据的真实性、合法性及具体金额无误签字后,再持付款单据报有关领导审阅并签字,最后由出纳办理付款)。
(3) 办理付款。付款是资金支出中最关键的一环,出纳员应当特别谨慎,要认真仔细对待,因为款一旦付出,发生差错是很难追回的,且差错是由出纳员负责。所以,出纳员必须严格核实付款金额、用途和有关审批手续。①现金付款。双方应当面点清,在清点的过程中发现短缺等情况由出纳员负责。②银行付款。开具支票时,出纳员应认真填写各项内容,保证要素完整、印鉴清晰、书写正确,如为现金支票,应注明领票人的姓名、身份证号码及发证单位名称。办理转账或汇款时,出纳员书写要准确、清晰、完整,保证收款人能按时收到款项。应注意,办理完汇款或转账后,出纳员应及时将有关银行单据传真给收款人确认。③付款金额双方确认后,由收款人签字并加盖“付讫”或“现金付讫”或“银行付讫”章。如为转账或汇款的,银行单据直接作为已付款证明。④如确认签字后,再发现现金短缺或其他情况,应由收款经办人负责。
(4) 付款退回。如因特殊原因造成支票或汇票退回的,出纳员应当立即查明原因,如因己方责任引起的,应换开支票或重新汇款,不得借故拖延;如因对方责任引起的,应由对方重新补办手续方可办理。
出纳员一天的工作安排了解了资金收支的一般程序后,究竟出纳员一天的工作应该如何安排才比较合理,使出纳工作有条不紊地进行,使出纳信息得以及时反馈呢?
1. 上班第一时间,检查现金、有价证券及其他贵重物品。
2. 列明当天应处理的事项,分清轻重缓急,根据工作时间合理安排。
3. 如有特殊情况,应向有关领导及会计主管请示资金安排计划。
4. 按上述程序办理各项资金收付业务,并把当天收到的现金送存银行,不得坐支现金。
5. 当天下班前,要完成日记账的登记。登记日记账之前,要审核现金收付款凭证及银行存款收付款凭证。登记日记账时,应分清现金日记账还是银行存款日记账,避免张冠李戴。每日结出各日记账余额,以便随时了解单位资金运作情况,合理调度资金。
6. 当天下班前,出纳员应进行账实核对,必须保证现金实有数与日记账、总账相符。收到银行对账单的当天,出纳员要将银行存款日记账与银行对账单进行核实,使银行存款日记账、总账与对账单在进行余额调节后相符。
7. 因特殊事项或情况,造成工作未完成的,应列明未尽事项,留待次日优先办理。
8. 根据单位需要,每天或每周报送一次出纳报告。
9.每月终了3日内,出纳员应当对其保管的支票、发票、有价证券,重要结算凭证进行清点,并按顺序进行登记核对。
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